เลือกโปรแกรมบัญชี Cloud อย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจเล็ก? (ฉบับจับมือทำ)
ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี การทำบัญชีบนสมุดหรือไฟล์ Excel แบบเดิมๆ อาจไม่คล่องตัวและเสี่ยงต่อการผิดพลาดอีกต่อไป โปรแกรมบัญชี Cloud ได้เข้ามาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา และทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีได้อย่างราบรื่น
แต่เมื่อมีตัวเลือกมากมายในตลาด คำถามคือเราจะ เลือกโปรแกรมบัญชี Cloud ที่ “ใช่” สำหรับธุรกิจของเราจริงๆ ได้อย่างไร? นี่คือ 4 ขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้
ขั้นตอนที่ 1: ประเมินความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจ
ก่อนจะดูว่าโปรแกรมไหนมีฟังก์ชันอะไรบ้าง ให้เริ่มต้นที่ธุรกิจของคุณก่อน ลองตอบคำถามเหล่านี้:
- ขนาดและประเภทธุรกิจ: คุณเป็นร้านค้าปลีก, ธุรกิจบริการ, หรือร้านอาหาร? คุณต้องจัดการสต็อกสินค้าหรือไม่?
- เอกสารที่ใช้บ่อย: คุณต้องออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี บ่อยแค่ไหน?
- จำนวนผู้ใช้งาน: จะมีใครใช้โปรแกรมนี้บ้าง? แค่คุณคนเดียว หรือมีแอดมินและนักบัญชีด้วย?
- การเชื่อมต่อ: คุณต้องการให้โปรแกรมเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารหรือแพลตฟอร์มขายของออนไลน์หรือไม่? การเข้าใจความต้องการของตัวเองก่อน จะช่วยให้คุณไม่หลงไปกับฟังก์ชันมากมายที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องจ่ายเงินเกินความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดงบประมาณที่เหมาะสม
โปรแกรมบัญชี Cloud ส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี (Subscription) ซึ่งมีหลายแพ็กเกจราคาแตกต่างกันไป อย่ามองแค่ราคาที่ถูกที่สุด แต่ให้พิจารณา “ความคุ้มค่า” แพ็กเกจที่ราคาสูงขึ้นเล็กน้อยแต่อาจมีฟังก์ชันสำคัญที่คุณต้องใช้ เช่น การจัดการสต็อก ซึ่งอาจช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้มากกว่า
ขั้นตอนที่ 3: ทดลองใช้งานและดูฟังก์ชันสำคัญ
นี่คือขั้นตอนที่สนุกที่สุด! โปรแกรมส่วนใหญ่จะมีช่วงให้ “ทดลองใช้งานฟรี” (Free Trial) ซึ่งคุณควรใช้โอกาสนี้อย่างเต็มที่ เพื่อทดสอบสิ่งเหล่านี้:
- หน้าตาและการใช้งาน (Interface): โปรแกรมใช้งานง่ายหรือไม่? คุณในฐานะที่ไม่ใช่นักบัญชีสามารถเข้าใจภาพรวมได้หรือไม่?
- การออกเอกสาร: ลองสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ดูว่าใช้งานสะดวกและดูเป็นมืออาชีพหรือไม่
- การดูรายงาน: สามารถดูกำไร-ขาดทุนเบื้องต้นได้ง่ายๆ หรือไม่?
- การช่วยเหลือ (Support): มีช่องทางติดต่อสอบถามเมื่อเกิดปัญหาหรือไม่? (เช่น แชท, โทรศัพท์)
ขั้นตอนที่ 4: ปรึกษาสำนักงานบัญชีของคุณ
นี่เป็นขั้นตอนที่หลายคนมองข้ามแต่สำคัญมาก! เป้าหมายของการใช้โปรแกรมบัญชี Cloud คือการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ดังนั้น ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีที่คุณใช้บริการอยู่ (หรือวางแผนจะใช้) ว่าพวกเขาเชี่ยวชาญหรือแนะนำโปรแกรมใดเป็นพิเศษ การใช้โปรแกรมเดียวกันจะช่วยให้นักบัญชีสามารถเข้ามาดูข้อมูลและให้คำแนะนำคุณได้แบบเรียลไทม์ ลดขั้นตอนการส่งเอกสารไปมา และลดความผิดพลาดได้อย่างมหาศาล
การ เลือกโปรแกรมบัญชี Cloud ที่เหมาะสม คือการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างความชัดเจนทางการเงินให้กับธุรกิจของคุณ หากคุณกำลังมองหาที่ปรึกษาที่เข้าใจทั้งเรื่องบัญชีและเทคโนโลยีสมัยใหม่ ทีมงาน VRC ยินดีให้คำแนะนำเพื่อช่วยคุณเลือกเครื่องมือที่ใช่และเติบโตไปพร้อมกัน
